Wie synchronisiere ich Kontakte mit dem RingCentral-Adressbuch?

Warum Kontakte synchronisieren?

Die Synchronisation von Kontakten in das RingCentral-Adressbuch ist ein wichtiger Schritt für eine moderne Telefonie- und Kommunikationslösung. Sie stellt sicher, dass bei eingehenden Anrufen der Name angezeigt wird, dass Anruflisten und Voicemails nicht nur Rufnummern, sondern auch Namen enthalten und dass Kontakte direkt angewählt werden können, ohne externe Adressbücher durchsuchen zu müssen.

Abgrenzung

Die Synchronisation ist eine einfache Lösung für Namensauflösung und zentrale Kontakte, ersetzt jedoch keine vollwertige CTI-Lösung. Es ist zu beachten, dass RingCentral pro Benutzer maximal 10.000 Kontakte im Adressbuch zulässt.

Kontakte mit RingCentral synchronisieren – was ist möglich?

a) CSV-Import über das RingCentral Admin-Portal

Kontakte können manuell per CSV-Datei importiert werden. Danach stehen sie unter „Kontakte → Unternehmen“ für alle Nutzer bereit.

b) Automatisierte Synchronisation mit sync.blue® (Microsoft 365)

sync.blue® ermöglicht die automatische Übertragung von Kontakten aus über 80 Quellen wie CRM-, ERP-Systemen oder LDAP in persönliche Microsoft-365-Postfächer. Nach der Verbindung des Microsoft-365-Kontos in RingCentral unter „Einstellungen → Kalender & Kontakte“ erscheinen die Kontakte in RingCentral unter „Persönlich“ und gegebenenfalls „Unternehmen“.

c) Kontakte via sync.blue® per LDAP für Desktop-Telefone

Für Tischtelefone oder Anlagen, die LDAP unterstützen, stellt sync.blue® einen LDAP-Server bereit. Die Telefone müssen LDAP-kompatibel sein, um darauf zugreifen zu können. So können zentrale Kontakte auch außerhalb der RingCentral-App genutzt werden.

FAQ

In welches Adressbuch schreibt die Integration?

Personal Contacts pro Benutzer: Ja, über Microsoft-365-Verknüpfung. 

Shared External Contacts: Seitens RingCentral nur per CSV-Import (keine Live-Schnittstelle verfügbar).

Wo sind die Kontakte sichtbar?

In der RingCentral Desktop- und Mobile-App sowie auf IP-Telefonen (modellabhängig). Alternativ über LDAP-Server von sync.blue®.

Caller-ID und Nummernformat

Empfohlen wird das Format E.164 (zum Beispiel +49...). sync.blue® kann Nummern automatisch beim Sync normalisieren und anpassen.

Synchronisationsmodus und Intervalle

Typisch ist eine Einweg-Synchronisation (Kontaktquelle → RingCentral über Microsoft 365). Intervalle reichen von mehrmals wöchentlich bis stündlich.

Duplikate und Updates

Duplikate werden über eindeutige IDs erkannt. Änderungen werden per Upsert übernommen. Löschungen sind konfigurierbar.

Feld-Mapping

Das Mapping der Kontaktfelder erfolgt vollautomatisch und ist nciht individuell einzustellen.