Wie kann ich als Exchange-Adminstrator festlegen, wann gelöschte Kontakte endgültig aus dem Papierkorb gelöscht werden?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein Kontakt aus der zentralen Quelle (z. B. Microsoft Entra ID / GAL) entfernt. sync.blue® synchronisiert diese Änderung automatisch in alle angebundenen Exchange‑Postfächer. Je nach Löschstrategie kann dadurch derselbe gelöschte Kontakt in vielen Postfächern gleichzeitig im Ordner „Gelöschte Elemente“ erscheinen.

Warum erscheinen gelöschte Kontakte im Papierkorb?

Das ist Standardverhalten von Microsoft Exchange Online:

1. sync.blue® meldet Exchange, dass ein Kontakt nicht mehr in der Quelle existiert.
2. Exchange löscht den Kontakt im Postfach des Nutzers.
3. Gelöschte Kontakte landen automatisch im Ordner „Deleted Items“.
4. Danach wandern sie in „Recoverable Items > Deletions“.
5. Die Aufbewahrungsdauer beträgt standardmäßig 14 Tage, maximal 30 Tage.

Das bedeutet: Ohne weitere Maßnahmen bleibt der Austritt einer Person mehrere Tage für Mitarbeitende sichtbar.

Die Lösung: Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente stark reduzieren

Um zu verhindern, dass ein gelöschter Mitarbeiterkontakt tagelang im Papierkorb vieler Nutzer sichtbar bleibt, sollte die „RetainDeletedItemsFor“-Einstellung für alle Exchange‑Postfächer verkürzt werden — idealerweise auf 1 bis 3 Tage.

Dies sorgt dafür, dass gelöschte Kontakte extrem schnell verschwinden und keine personenbezogenen Austrittsinformationen erkennbar sind.

So setzt du die Aufbewahrungsdauer zentral per PowerShell

Für alle Exchange‑Benutzerpostfächer

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" |
Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 3

Damit werden gelöschte Kontakte für maximal 3 Tage im Papierkorb aufbewahrt. (maximal erlaubt sind 30 Tage)